Betriebsfeiern optimal gestalten und steuerlich profitieren: Alles was Sie wissen müssen!

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Betriebsfeiern optimal gestalten und steuerlich profitieren. Alles was Sie wissen müssen!

Im Rahmen der steuerlichen Regelungen für Betriebsveranstaltungen möchten wir Sie über die aktuellen Vorschriften bezüglich Freibeträgen und den zugehörigen steuerlichen Aspekten informieren. Die Festlegungen gelten für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr pro Arbeitnehmer (einschließlich Begleitpersonen).

Gemäß den geltenden Vorschriften wird Arbeitnehmern ein Freibetrag in Höhe von jeweils 110€ pro Betriebsveranstaltung gewährt. Dies bedeutet, dass die dem einzelnen Arbeitnehmer zuzurechnenden Zuwendungen, die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung erfolgen, unterhalb dieses Freibetrags von 110€ je Veranstaltung liegen müssen, um als steuerfrei zu gelten. Übersteigen die Zuwendungen diesen Betrag, wird der überschreitende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt.

Wichtig zu beachten ist, dass bei der Berechnung dieser Freibeträge alle Kosten, einschließlich Reisekosten wie Fahrtkosten und Übernachtung, bezogen auf den einzelnen Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind.

Eine grundlegende Voraussetzung für die steuerliche Begünstigung von Betriebsveranstaltungen ist, dass diese allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Dabei werden auch Einzelveranstaltungen der jeweiligen Abteilungen als Betriebsveranstaltungen anerkannt, sofern dies nicht zu einer Bevorzugung der beteiligten Arbeitnehmer gegenüber anderen im Unternehmen führt.

Es ist wichtig zu erwähnen, dass zum steuerpflichtigen Arbeitslohn grundsätzlich alle Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung gehören, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen sogenannten rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt. Dies schließt alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer mit ein.

Beispiele:

Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten

Die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten

Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen

Geschenke an Arbeitnehmer

Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers

Barzuwendungen, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist

Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Räume, Beleuchtung, Eventmanager, etc.)

Die steuerliche Veranschlagung dieses übersteigenden Betrags kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Zum einen kann dieser Betrag mit dem individuellen Einkommensteuersatz des Arbeitnehmers versteuert werden. Alternativ dazu kann der Arbeitgeber gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) einen pauschalen Steuersatz von 25% anwenden. Dabei sind der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer gegebenenfalls zusätzlich zu berücksichtigen.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine Lohnsteuerpauschalierung durch den Arbeitgeber den positiven Effekt hat, dass die Zuwendung in der Sozialversicherung beitragsfrei bleibt. Dies bedeutet, dass die Sozialversicherungsbeiträge nicht auf den übersteigenden Betrag erhoben werden, wenn die Pauschalsteueroption gewählt wird.

Zeitliche Begrenzung der Lohnsteuerpauschalierung: Die Lohnsteuerpauschalierung kann nur bis zum 28. Februar des Folgemonats (bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung) vorgenommen werden. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer bis zu diesem Zeitpunkt angemeldet und abgeführt haben muss, um die Sozialversicherungsfreiheit zu gewährleisten. Andernfalls entfällt diese Option.

Sachbezugsfreigrenze: Die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 50€ gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG ist für Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung nicht anwendbar. Die Freibeträge gelten nur für Sachbezüge, die nicht im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gewährt werden.

Umsatzsteuerliche Konsequenzen: Solange der Kostenrahmen von 110€ einschließlich Umsatzsteuer pro Betriebsveranstaltung eingehalten wird, ergeben sich in der Regel keine umsatzsteuerlichen Konsequenzen. Das bedeutet, dass der Vorsteuerabzug aus den Kosten der Feier weiterhin möglich ist. Jedoch, falls die Grenze von 110€ überschritten wird, liegt umsatzsteuerlich eine unentgeltliche Zuwendung an den Arbeitnehmer vor. In diesen Fällen ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Einhaltung dieser steuerlichen Vorschriften von großer Bedeutung ist, um unerwünschte steuerliche Konsequenzen zu vermeiden. Bei Fragen oder Unklarheiten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung, um Sie in diesem komplexen Bereich zu unterstützen.